Для функционирования любого предприятия необходима автоматизация закупок: производственные компании приобретают сырье, торговые – товары для реализации. Стратегические цели при организации закупок сводятся к нахождению поставщиков, способных предложить товары или услуги надлежащего качества по минимальной стоимости и на выгодных для компании условиях, важно также, чтобы поставки осуществлялись точно в оговоренные сроки.

Как происходят закупки

Процесс складывается из нескольких стадий:

1. Определяется потребность в каком-либо товаре или услуге.
2. Создается заявка с точным указанием характеристик товара, сроков его поставки, количества, а также бюджета.
3. Рынок исследуют, рассылая коммерческие предложения потенциальным поставщикам и собирая встречные предложения от них.
4. Поступившие предложения анализируют, сравнивая цены и изучая репутацию поставщиков.
5. Выбрав поставщика, с ним заключают контракт, делают заказ, оплачивают его.

Дальнейшее управление поставщиками предполагает оценку результатов: если поставщик отвечает всем требованиям компании, она заинтересована в дальнейшем сотрудничестве с ним, при этом важно получить наиболее выгодные условия.

SRM

Основная сложность управления закупками заключается в том, что речь идет о контрагентах, которые в состав компании не входят и, соответственно, не подконтрольны ей. Упростить этот процесс позволяют SRM – специальные системы, автоматизирующие его. Такая автоматизация закупок обеспечивает немало удобств:

• SRM интегрируется с другими системами, в частности, с производственной, которая ведет учет сырья – и автоматически напоминает о необходимости очередного заказа.
• Сотрудникам отдела продаж достаточно ввести данные, а система сама создаст заявки и разошлет их потенциальным поставщикам.
• Она анализирует предложения, сопоставляя цены, сроки поставки и иные аспекты.

Таким образом, SRM-система берет на себя множество функций, на выполнение которых людьми уходит немало времени и сил.

iTender SRM

Замечательный пример такой системы – iTender SRM от компании FogSoft. Автоматизации подлежат все этапы процесса закупок и управления поставщиками, имеются готовые отраслевые решения. Система состоит из нескольких модулей:

• «Планирование» – составление плана закупок на любой срок как для компании в целом, так и для отдельных ее подразделений;
• «Электронная торговая площадка» – подготовка и проведение тендеров в электронной форме;
• «Заказы на поставку» – непосредственное взаимодействие с поставщиками;
• «Управление договорами» – закупочный документооборот;
• «Управление поставщиками» – контролирование их качества до начала сотрудничества и в ходе его;
• «Аналитика» – контроль расходов и оценка эффективности.

Внедрение и запуск системы iTender SRM занимает не более полутора месяцев. Ее использование позволяет оптимизировать расходы и повысить контроль над процессом закупок, сделав его более эффективным.